Tanie rozwiązania księgowe
Aby uzyskać prawo do wystawiania faktur elektronicznych należy spełnić kilka istotnych wymogów, które regulowane są przez polskie prawodawstwo. Przede wszystkim trzeba uzyskać akceptację partnerów handlowych, muszą oni zgodzić się na otrzymywanie takich faktur. Dokument potwierdzający wyrażenie zgody może być zapisany w formie elektronicznej, przy czym musi ona spełniać takie same wymagania jak faktura elektroniczna.
Przedsiębiorca chcący posługiwać się fakturami elektronicznymi musi posiadać podpis elektroniczny lub stosować system wymiany danych elektronicznych ( EDI). Warunki te określa umowa w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych (umowa dotycząca tej wymiany musi przewidywać stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych).
Dzięki spełnieniu tych warunków elektroniczne faktury są w pełni wiarygodnymi dokumentami. Bezpieczny podpis elektroniczny musi być przyporządkowany tylko i wyłącznie do jednej osoby składającej ten podpis. Zostaje on sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego. Poza tym każdy bezpieczny podpis tego typu jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
Każda elektroniczna faktura musi zawierać szczegółowe dane transakcji, w tym dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia, dane poszczególnych kontrahentów stron kupna-sprzedaży, dane niezbędne do rozliczenia obowiązujących podatków, specyfikację przedmiotu transakcji czyli nazwę towaru lub usługi, ilość, cena, wartość. Poza tym musi znajdować się tam podsumowanie cyframi i słownie, informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty oraz informacje dodatkowe takie jak sposób odbioru czy miejsce dostawy.