Nowy wymiar księgowości
Zakres obowiązków przeciętnego księgowego jest ogromny. Prowadzenie księgowości to zajęcie bardzo pracochłonne, wymagające dużej uwagi i staranności. Jedną z księgowych operacji których wykonanie zajmuje księgowym najwięcej czasu jest rozliczanie należności za pomocą faktur.
Każdy skuteczny sposób na uproszczenie tego procesu jest na wagę złota. Bardzo przydatne są tu elektroniczne faktury, określane także jako e-faktury. Przynoszą one firmie wiele korzyści, pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze. Dzięki nim obieg dokumentów staje się bardziej płynny i sprawny.
Warto pamiętać , że nie chodzi tutaj o faktury przesyłane zwykłym mailem. Nie każdy dokument stworzony za pomocą komputera jest ważnym dokumentem księgowym. Elektroniczna faktura musi być opatrzona podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, albo dokonywane przez wymianę danych elektronicznych (w tzw. systemie EDI).
Aby elektroniczna faktura była w pełni ważnym dokumentem, musi spełniać ona szereg wymagań, w tym wszystkie wymogi które brane są pod uwagę podczas tworzenia jej papierowych odpowiedników. Poza tym proces jej generowania, przesyłania i przechowywania jest regulowany przez szereg specyficznych dla niej zasad. Reguły te zebrane są w specjalnych rozporządzeniach i ustawach.
Trzeba pamiętać również o tym, że spełnienie tych wszystkich wymogów to nie wszystko. Aby elektroniczne faktury mogły być efektywnie stosowane, na ich użycie muszą zgodzić się kontrahenci czyli odbiorcy faktur. Dopiero po uzyskaniu akceptacji partnerów handlowych możliwe staje się wprowadzenie e-faktur w firmie.